如何搜集数据确保员工持股计划顺利运行

您是公司员工持股计划的负责人,当目前还不了解该向参与者搜集哪些信息? 从一开始做好数据搜集工作非常重要,只有这样方案才能顺利落实。这不仅是出于合规和法律需求,您还需要为财务、工资和人力资源部门搜集专门的员工数据,以便进行关键股权报告和处理。

那么,您应该搜集哪些数据?

图片[1]-如何搜集数据确保员工持股计划顺利运行-捷讯鸟

1. 参与者表示接受或拒绝其股权授予的通知

如果您向参与者授予股权,他们需要接受这些股权以及股权的相关条款和条件,或者至少承认他们是股权的接受者。通常情况下,参与者乐于接受期权奖励或限制性股权奖励。在极少情况下,员工可能出于税务考虑而不愿接受股权,这就需要一套拒绝股权授予机制。

更重要的是,向参与者传达新的授股相关细节还涉及实用性,这包括股权价值、股权兑付和其他重要条款等信息。获得参与者的确认有助于验证授予股权的概念。这还有利于推动大家积极参与员工入股方案,珍视这一公司福利。

2. 进行中股权交易事项的税收选择

如果公司有多个持股计划,参与者持有多项股权和奖励,则您需要在同一时间进行多个股权交易。当参与者进行股权交易时就会面临税务问题。大多数计划为参与者提供多种纳税方式选项(纳税挑选)。如果参与者有即将到来的限制性股权兑付和发行,他们需要能够做出选择:通过出售或交换股票来支付相关税款。否则,他们必须承担这些税务支出。

这同样适用于期权行权:参与者可以选择纳税类型。选择类型可能因国家而异,甚至可能因计划而异,但这些都是所有公司都应该为参与者提供的标准选择。股权激励纳税的计算由于税率、截止点和税阶不同而变得越来越复杂。跨国和跨州员工队伍流动性的增加也为如今许多公司的税收计算增加了更多的复杂性、变动性和工作量。

3. 获取参与者的W-8BEN和W-9表格

当参与者通过期权行使和限制性股票发行出售股票时,他们通常需要向相关经纪公司提交一份W-8BEN(非美国纳税人)或W-9(美国纳税人)表格,然后才能处理交易。这可防止从收益中扣缴额外的税款。

这种表格的负责方可能不同——可以是经纪公司、雇主公司或计划管理方(管理方可能是第三方机构)。通常情况下,这是一项协同工作,但最终,在计划参与者进行交易之前,“了解你的客户”流程都要求提供W-8BEN、W-9或其他税务证明表。因此,您需要做好这项数据搜集工作。

4. 对于参与者来说,年度自我认证变得越来越普遍

在获得部分或全部兑付股权之前,递交辞职通知或自愿离开公司的参与者可继续获得其股权。但是,如果员工参与竞争活动(包括加入竞争对手),则不可获得股权奖励。参与者通常需要在发出辞职或自愿退休通知后一个月内填写并返回自我认证表,并且还可能需要每年作出没有参加竞争活动的自我认证声明。

5. 登记或注册广义基础的持股计划

越来越多的公司推出了“广义基础认购计划”,参与者必须经过注册或登记才能参与计划。这需要参与者签署加入持股计划。如采用持股计划,他们必须选择以持续方式(或一次性方式)投资的额度。通常,公司应掌握所有参与者的详细信息数据,但有时情况并不如人意 大型国际企业的参与者遍布全球各地,因而数据搜集并非易事。这还提出了一个沟通挑战,即确保每个参与者都能获得适用计划的有效传达,并且所有参与者都有平等机会参与和投资其供职的公司。

这些只是公司和持股计划管理人员需要向参与者收集的标准信息内容的部分示例。

然而,在其他领域,企业也开始使用技术向参与者搜集更多数据。更多例子包括:

6. 奖金选择分配

许多公司允许参与者自己决定如何获得奖金,即:现金还是股权。在某些情况下,这还涉及一个更深入的问题:您想要哪种类型的股权,如:50%的股票期权、50%的限制性股票等等。

7. 股东年度大会、股东和特别投票

公司会有需要由股东做出的投票决定。如果公司向参与者提供股权激励,则参与者将作为股东,拥有不同表决权。投票事项涉及从公司决议到董事人选的许多方面。对于上市公司来说,这通常由注册主管或转让代理来处理。对于私人企业,这必须由股权激励管理团队完成。他们掌握每个参与者的持股数据,而且他们需要了解每个人选择的投票方式。

8. 员工满意度调查

员工调查有利于了解股权计划的影响,因此越来越受到企业的欢迎。如果对员工持股计划某些方面没有把握,不妨去听听参与者的反馈意见。这也是我们数据搜集工作的一部分。

9. 股权分配和认购授予

公司(尤其是早期私人企业)将定期进行新轮次的投资、股票分配和授予。这涉及到与投资者和股东沟通,以确定他们是否想要投资公司,以及他们希望投资的额度。

10. 搜集关键人口统计数据,如居住地和国籍

准确报告对每家公司都很重要,如果有流动员工,则公司务必要掌握参与者的最新数据,从而生成居住地、国籍等关键人口统计指标报告。搜集这些数据对报告的成功至关重要。

11. 支付方式偏好

如果公司授予股权以及CSAR等现金奖励,您必须在未来某个时候向参与者支付资金。同样,如果公司派发现金股息,您也需要向参与者股东支付分红。掌握准确的支付详情和偏好至关重要。如果是通过电汇支付,您须掌握有效的银行账户信息。参与者可能还希望他们出售股票的收益转入不同的银行账户(分别用于出售和现金股息支付),因此务必要了解这些数据需要灵活性。

如何收集参与者的信息?

现在您已全面了解需要向参与者收集哪些信息,下一个问题是:如何收集? 为了避免大量的手工管理、打印和邮寄工作,建议您使用股权管理软件实现数字化管理。

电子数据搜集有以下多方面益处:

  • 从长远看,由于邮寄、纸张成本以及手工记录回复的管理负担降低,成本会更低
  • 回复率更高,因为采用电子方式时参与者更有可能回复
  • 可生成针对管理员和员工的完整审计报告
  • 管理员可以访问多报表格式功能中的完整员工清单
  • 跟踪工具——与邮寄相比,通过电子邮件或短信发送提醒信息的效果要好得多
  • 有利于提升临时通知情况下搜集参与者数据的效果。
THE END
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