员工持股计划管理——如何节省时间

员工持股计划(或ESOP)近十年来得到蓬勃发展。此种计划一次又一次地以几乎每种可能的方式为公司增加价值——加强员工招聘和保留工作的效果、让员工更多地感到公司成功与自身的休戚相关(甚至达到减少病假的程度),以及为公司节税和提升利润。

看到这些标题,您自然希望马上启动自己的计划。但是,启动员工持股计划需要大量的计划和协调才能取得成功。而规划和协调只是开始——有效管理员工持股计划的日常工作需要大量的时间和辛勤的工作。

当然,在管理员工持股计划方面节省宝贵时间和资源的最佳方式是将这项工作委托于他人。股权薪酬软件是一个很好的切入点,但您真正需要的是一个专门的支持团队从管理、参与者可见性和报告等方面提供帮助。但如果您决定自行完成,依靠您自己和电子表格或软件来应对其中涉及的各项工作,我们也可提出一些建议来帮助您节省时间。

如果您付出努力,成果就会是水到渠成

和公司一样,大多数员工持股计划在起步时规模都较小。在开始阶段,很难想象计划会发展到多大的规模。但如同公司一样,如果员工持股计划得到正确的管理,它将会发展壮大, 会呈指数式增长。

随着参与者的增加,管理工作也越来越多。管理活动将大幅增加——更多的员工数据、更多的奖励、更多的股份兑现、更多的交易等。您不能在开始时就走捷径。对于您在小型计划中实施的每一项功能,您都需要问自己,这些功能是否适用于一个大20倍的计划。以及比更大20倍的计划。

这样做在开始时可能并不能为您节省时间。但请相信我们——这可以在今后让您免于浪费时间和资源所造成的忙乱。这将涉及到下一点……

让文书工作为您服务

而不是相反。

参与者在登录持股计划门户网站时,可以看到有关股权和奖励的所有相关信息。他们不会看到大量杂乱的文档。这样做有一个原因:每一份股权或交易背后,即使只是激活账户,都有几乎无穷无尽的文件记录。参与者不需要看到这些内容。

但是,需要看到所有内容。员工持股计划的管理从本质上说就是管理越来越多、日益复杂的文书。员工需要报税、公司发布年度报告,或是您需要某些信息的许许多多的情形之下,您都需要能够快速高效地访问所有文件。否则,您任何时候需要报告时,都需要比平时投入两到三倍的资源才能将其完成。

从一开始,您就需要以高效的方式收集和存储员工数据。例如,我们的BI报告工具可以让我们快速轻松地为客户识别参与者中的人群,并在他们提出要求时向他们提供需要的报告。无论我们的客户规模发展得多大,或者他们的计划变得多么复杂,我们的团队都能满足他们的需求。

保持员工参与

这是一个重要的步骤,而许多计划管理者似乎忘记了这一点。或者至少,他们只会在新计划启动时才记得这么做。但为了让您的工作更轻松,并让员工持股计划管理尽可能高效,您必须让员工保持参与。

这有点类似于加热一壶冷水和加热一壶热水的区别。如果只在计划启动或结束时才让员工参与——则员工参与至少有一年的间隔(有时甚至达三至五年)。您基本上需要从头开始。如果让通过定期更新、季度会议、计划通讯等类似举措让员工保持参与,则您会让他们保持关注并了解计划的生命周期和益处。不必进行大规模的宣传活动,只需提供快捷、简洁的更新简报。

为什么需要保持员工参与? 您需要确保他们定期更新账户信息,并关注股权授予等重要日期。这就让您免于在公司大量人员同时更新其账户时不得不重新完成报告。许多参与者可能对股权或财务不太了解——如果您没有让参与者了解这些条款和知识,您的收件箱可能会在重要事件出现时被各种问题淹没。

还有更多方法可以提高员工持股计划的管理效率。(如果您希望再看一篇有关保持高效计划管理方面更多想法的帖子,请在下面发表评论) 但所有这些方法背后的基本思路是从一开始就把它做好——从长远来看,持续维护将为您节省时间。

如果您的团队中没有能够处理这一问题并让您随时掌握最新法规动态的专家,不要担心。在捷讯鸟,我们提供获奖的股权薪酬软件管理支持。我们确保每个客户都有一个专门的团队,以确保计划在现在和将来都能够顺利运行。

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